Kosteloze bemiddeling en praktische hulp

Je kunt meteen beginnen. Ga, nadat je de activiteiten hebt gekozen, naar Planned Culture en kies voor Inschrijven als nieuwe school?. Vervolgens kun je inloggen met jouw schoolnaam/e-mailadres en het gekozen wachtwoord. Je mag ook eerst contact opnemen met een van onze consulenten voor een kennismakingsgesprek.

Boeken kan het hele jaar door. Vanaf mei zijn ook de activiteiten voor het aankomende schooljaar online en boekbaar. Je kunt dat op drie manieren doen:

1. Via de activiteit op de website: klik bij de gewenste activiteit op Boek deze activiteit. Je gaat dan naar het plansysteem, waar je de beschreven stappen volgt.
2. Via de favorieten: klik bij de gewenste activiteit op Maak favoriet. Via de Favorietenpagina (hartje in het hoofdmenu) kun je jouw favorieten naar het plansysteem exporteren. Handig: de activiteiten staan dan al meteen klaar om in te schrijven!
3. Rechtstreeks via het plansysteem: ga naar Aanmelden / Inloggen in Planned Culture (rechts in het hoofdmenu). Log in en zoek de activiteit(en) op.

1. Inloggen

• De eerste keer maak je met jouw schoolgegevens een account in het plansysteem Planned Culture aan. Daarna kun je voortaan inloggen met je schoolnaam/e-mailadres en wachtwoord.
• Er is één account per school mogelijk. Vraag bij jullie cultuurcoördinator/receptie om de inloggegevens. Kom je er niet uit, bel/mail ons.

2. Schoolgegevens controleren
Klik op Bewerken bij Informatie school en zorg ervoor dat de gegevens (zoals vakantie en vrije dagen) up-to-date zijn.

3. Groepen/klassen aanmaken of updaten

• Dan voeg je eerst de groep(en)/klas(en) toe voor wie je activiteiten wilt boeken. Soms gaat het niet om een klas. Dan kun je een ‘gelegenheidsgroep’ aanmaken.
• Staan ze er al in? Controleer of het leerlingaantal en de contactgegevens kloppen.

TIP voor cultuurcoördinatoren: Update bij de start van een nieuw schooljaar eenmalig alle groepen/klassen van jouw school, met de juiste leerlingaantallen + leraren. Wij sturen de e-mails met belangrijke informatie over de activiteit dan zowel naar jou als de betreffende leraren.

4. Inschrijven op activiteiten

• Klik op Inschrijven op activiteiten en lees eerst alle informatie boven de velden.
• Rechts zie je of een wit óf een groen hart, met daaronder activiteiten.
  Bij een wit hart: rechts zie je de eerste 10 van alle activiteiten.
  Bij een groen hart: dan heb je via favorieten ingelogd; je favoriete activiteiten staan rechts al voor je klaar. (Door het hartje aan/uit te klikken, kun je je favoriete activiteiten tevoorschijn halen of weghalen.)
• Links kun je via de filters het aanbod doorzoeken. Je ziet de zoekresultaten rechts verschijnen.
• Klik daarna rechts bij je gewenste activiteit(en) op selecteer en volg de beschreven stappen.
• Bij activiteiten zonder vaste datum geef je voorkeursdagen en -tijden aan. Ook kun je direct aangeven of je gebruik wil maken van vervoer (zie het kopje Vervoer hieronder).

5. Planningsoverzicht

• Klik op de knop Planningsoverzicht om je geplande activiteiten te zien (en eventueel te wijzigen)
• Je kunt altijd opnieuw inloggen om inschrijvingen toe te voegen of om jouw planningsoverzicht te bekijken of te downloaden.

Ben je klaar met inschrijven, dan gaat onze planner met de informatie aan de slag. Ze stemt af met de cultuuraanbieders over de opgegeven dagen en tijdstippen en er wordt een goede indeling gemaakt van groepen/klassen over de gewenste voorstellingen en concerten. Ook stemt zij de eventuele vervoersvoorkeur af met onze vervoerders.

Activiteitenoverzicht
Heb je vorig schooljaar al ingeschreven voor activiteiten die dit schooljaar plaatsvinden? In de tweede week van het nieuwe schooljaar ontvang je een overzicht van de door jullie school ingeplande culturele activiteit(en). Je hebt dan 5 dagen de tijd om deze boeking om te zetten in een bevestiging. Daarmee is de boeking definitief. Daarna kun je natuurlijk altijd nog nieuwe activiteiten boeken, dat kan namelijk het hele jaar door.

Herinneringsmail 
Drie weken voordat de culturele activiteit start, ontvangen jij en de leerkracht/docent (mits je die als contactpersoon bij de groep/klas hebt toegevoegd in het plansysteem) een herinneringsmail voor de aankomende activiteit. Hierin staat alle belangrijke informatie zoals start- en eindtijden, locatie, eventueel voorbereidend lesmateriaal, extra informatie van de cultuuraanbieder, en eventuele informatie over het vervoer.

Eén dag na de culturele activiteit ontvangen jij en de leerkracht (mits je die hebt toegevoegd in het plansysteem) een korte digitale enquête met vragen over de activiteit. Als het een leerlingenactiviteit betreft ontvang je ook een korte enquête voor de leerlingen. Aan het einde van het jaar koppelen we de ingevulde vragenlijsten terug in een schoolrapport dat gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld je eigen evaluatie & verantwoording.

Wij vinden het belangrijk om de activiteiten goed te monitoren en te evalueren, zodat ze steeds beter op de vraag van scholen kunnen worden afgestemd. We koppelen maandelijks de resultaten uit de ingevulde vragenlijsten van leraren en leerlingen (anoniem) terug aan cultuuraanbieders.

Toetsingskaders
Alle activiteiten voldoen aan onze toetsingskaders:

Toetsingskader Cultuuraanbod Leerlingen
Toetsingskader Expertiseaanbod Professionals

Cultuur & School Utrecht is een stichting zonder winstoogmerk en verdienmodel.

• We berekenen de tarieven voor activiteiten van cultuuraanbieders en busritten van vervoerders één op één door aan scholen. Onze dienstverlening is gratis.
• De tarieven verschillen per cultuuraanbieder, je vindt ze op de specifieke activiteitenpagina’s.
• Podiumbezoeken op locatie (theatervoorstellingen of concerten) kennen voor het primair onderwijs in schooljaar 2025-2026 in principe een vast tarief van €9 per leerling. Voor het voortgezet onderwijs gelden geen vaste prijsafspraken. Begeleiders bij activiteiten op locatie (museum- of podiumbezoek) betalen geen entreekosten.
• De verschillende vervoerstarieven vind je hieronder bij het kopje Vervoer.
• Scholen voor voortgezet onderwijs kunnen activiteiten betalen met de CJP-Cultuurkaart. Bij het inschrijven in Planned Culture vink je aan of je hiervan gebruik wilt maken. Enkele activiteiten kunnen niet betaald worden met de CJP-Cultuurkaart. Dit staat dan vermeld bij het inschrijfformulier in het plansysteem.

Ontdek de verschillende subsidiemogelijkheden voor cultuuronderwijs:

Subsidies voor het po  Subsidies voor het vo

Onze eigen dienstverlening is kosteloos. We berekenen de tarieven voor de activiteiten van cultuuraanbieders en de busritten van vervoerders één op één door aan scholen. Drie keer per jaar ontvang je van ons een verzamelfactuur:

• In december voor alle afgenomen activiteit(en) en eventueel vervoer vanaf het begin van het schooljaar tot en met december;
• In mei voor alle afgenomen activiteit(en) en eventueel vervoer vanaf januari tot en met april;
• In augustus voor alle afgenomen activiteit(en) en eventueel vervoer vanaf mei tot de zomervakantie.