Informatie voor aanbieders
Alles over bemiddeling, kosten en facturatie
Goed cultuuronderwijs is belangrijk voor de ontwikkeling van alle leerlingen. Cultuur & School Utrecht helpt daarbij door culturele activiteiten voor leerlingen te bemiddelen, die op school of op een locatie in de stad Utrecht plaatsvinden. En dat doen we ook voor cultuurcoördinatoren en leraren, zodat zij zich kunnen ontwikkelen als cultuurprofessional op school. Ben jij, als Utrechtse cultuuraanbieder, benieuwd naar hoe bemiddeling via ons werkt? Op deze pagina vind je alle informatie.
Aanmelden voor bemiddeling
Ben jij een in Utrecht gevestigde cultuuraanbieder en wil jij cultuureducatieve activiteiten voor Utrechtse leerlingen (PO/VO) door ons laten bemiddelen? En/of professionaliseringsactiviteiten voor cultuurcoördinatoren/leraren?
1. Meld je aan vóór 1 december 2025 voor bemiddeling in schooljaar 2026-2027 via: Aanmeldformulier cultuur- en expertiseaanbod
2. Als je voldoet aan onze toetsingskaders, nodigen we je uit voor een (kennismakings)gesprek in december/januari.
3. Na dit gesprek beslissen we of wij jouw organisatie en activiteit(en) kunnen bemiddelen. Is dat het geval, dan zorgen wij ervoor dat je aanbod voor in elk geval het volgende schooljaar bemiddeld wordt. Je ontvangt een gastaccount voor onze website, waarmee je je activiteit(en) in februari kunt aanmelden.
4. Na goedkeuring/redactie staan jouw activiteiten in mei 2026 online en nemen wij alle activiteiten mee in de communicatie richting scholen.
Handige data:
- Je kunt je tot 1 december 2025 aanmelden als nieuwe aanbieder.
- De deadline voor het aanmelden van activiteiten voor schooljaar 2026-2027 is 1 maart 2026.
- Scholen kunnen per 1 mei 2026 inschrijven voor activiteiten in 2026-2027 (ze kunnen ook nog steeds activiteiten voor het huidige schooljaar 2025-2026 boeken).
- We presenteren het nieuwe cultuuraanbod tijdens de (jaarlijkse) Cultuur & School Utrecht Inspiratiedag in mei 2026
- Heb je later in het jaar nieuwe activiteiten? Dan kun je deze nog op twee extra momenten aanmelden: voor 1 juli 2026 (de activiteiten staan dan augustus/september 2026 online) of voor 15 december 2026 (de activiteiten staan dan januari 2027 online). Belangrijk: de meeste scholen schrijven zich in de periode van mei t/m de zomer in, dus hét hoofdmoment blijft mei.
Zo werkt bemiddeling door Cultuur & School Utrecht
1. Scholen kunnen vanaf mei via onze website inschrijven voor activiteiten in het nieuwe schooljaar. Via handige filteropties kunnen zij het aanbod verfijnen en zo precies kiezen welke activiteiten bij hun wensen passen. Zij kunnen het hele jaar door activiteiten boeken. Het inschrijven verloopt via ons digitale plansysteem Planned Culture. Onze planner gaat vervolgens kosteloos aan de slag met de verdere afstemming, de facturatie en het regelen van het eventuele vervoer.
2. Zodra een school zich via ons plansysteem inschrijft voor jouw activiteit, geven we deze voorlopige inschrijving aan je door. Wanneer er tijdsloten zijn aangemaakt in het plansysteem, selecteren scholen direct een datum/tijd. Wij vragen je deze voorlopige inschrijvingen te controleren en voor akkoord door te geven aan info@cultuurenschoolutrecht.nl.
3. Bij aanvang van het nieuwe schooljaar ontvangen alle scholen hun activiteitenplanning met voorlopige inschrijvingen. Wij vragen ze om deze te controleren en daarop hun akkoord te geven. Vervolgens zetten wij de voorlopige inschrijvingen om naar definitieve inschrijvingen.
TIP: Bekijk vooraf de fases van bemiddeling, zodat je weet hoe het proces van aanmelden, inschrijven, evalueren en factureren verloopt.
Voor alle inschrijvingen op activiteiten die via Cultuur & School Utrecht zijn verlopen stuur je de factuur naar ons via administratie@cultuurenschoolutrecht.nl.
Je stuurt de factuur altijd nadat de activiteit heeft plaatsgevonden. Je kunt zelf kiezen of je dit na elke activiteit, maandelijks of uiterlijk per kwartaal doet. Wij controleren of de prijs van de factuur overeenkomt met de prijs in ons plansysteem Planned Culture. Is dat het geval, dan gaan we over tot betaling.
Een definitieve inschrijving kan niet zonder overleg worden ingetrokken. In geval van annulering door school of aanbieder gelden de algemene voorwaarden van de aanbieder.
Wij evalueren alle activiteiten door middel van een digitale evaluatiesystematiek. Leerkrachten/docenten en leerlingen ontvangen na afloop van een activiteit een vragenlijst. We koppelen tweemaandelijks de resultaten uit de vragenlijsten aan je terug, zodat je jouw activiteiten en dienstverlening kunt optimaliseren.