Algemene Voorwaarden

per 1 mei 2018

Begripsbepalingen

School:
Een door Cultuur & School Utrecht bemiddelde instelling voor primair of speciaal onderwijs in de gemeente Utrecht.

Culturele instelling:
Een door Cultuur & School Utrecht bemiddelde culturele instelling.

Inschrijving en bevestiging

Een school kan zich het hele schooljaar inschrijven voor het aanbod van de culturele instellingen die Cultuur & School Utrecht bemiddelt. Na inschrijving stuurt Cultuur & School Utrecht de school een email met voorlopige bevestiging van de inschrijving, met het verzoek deze binnen vijf werkdagen voor akkoord terug te mailen. Betreft de inschrijving een museumbezoek, dan is de inschrijving definitief na het akkoord van de school. Indien de inschrijving een podiumbezoek betreft, stuurt Cultuur & School Utrecht een voorlopige bevestiging na het akkoord van de school. Het kan namelijk voorkomen dat er te weinig inschrijvingen zijn voor een podiumbezoek waardoor deze geen doorgang kan vinden. Cultuur & School Utrecht zal zich inspannen om voldoende inschrijvingen te genereren opdat het podiumbezoek door kan gaan. Zodra hier zicht op is – maar in ieder geval uiterlijk één maand voordat de activiteit plaats vindt -, stuurt Cultuur & School Utrecht de school een definitieve bevestiging of laat weten dat het podiumbezoek wegens te weinig belangstelling is geannuleerd.

Wijzigen of annuleren door de school

Met het accorderen van de bevestiging door de school is de inschrijving definitief en daarmee bindend. Op basis van de geaccordeerde bevestiging gaan Cultuur & School Utrecht en de cultuuraanbieder contractuele verplichtingen aan met culturele uitvoerders en vervoersbedrijven. Om die reden kan de inschrijving niet vrijblijvend worden gewijzigd of geannuleerd.

Drie weken voor aanvang van een culturele activiteit ontvangt de school een herinneringsmail met alle eerder gemaakte afspraken. Wijzigingen (bijvoorbeeld in het aantal leerlingen) kunnen tot twee weken voorafgaand aan het bezoek per email aan Cultuur & School Utrecht kenbaar gemaakt worden. In principe worden bij een annulering de aanvankelijk afgesproken kosten van de culturele activiteit en – indien van toepassing – van het vervoer in rekening gebracht bij de school.

N.B. Vervoer van en naar Museum Catharijneconvent wordt georganiseerd door de aanbieder zelf en valt niet onder de verantwoordelijkheid van Cultuur & School Utrecht.

Annuleren door de culturele instelling

Cultuur & School Utrecht en de culturele instelling zullen al het mogelijke verrichten om de aangekondigde activiteit daadwerkelijk te laten plaatsvinden, maar zijn nimmer aansprakelijk voor door de school geleden schade die ontstaat door overmacht aan de zijde van de culturele instelling. Als een activiteit omwille van overmacht geen doorgang kan vinden, zal de culturele instelling zich maximaal inspannen een alternatief aan te bieden. De school hoeft dit alternatief niet te accepteren. Daarmee is de overeenkomst tussen de school en Cultuur & School Utrecht ontbonden en heeft de school geen betalingsverplichting voor de activiteit.

Annuleren door de vervoerder

Cultuur & School Utrecht en de vervoerder zullen al het mogelijke verrichten om de geplande rit daadwerkelijk te laten plaatsvinden, maar zijn nimmer aansprakelijk voor door de school geleden schade die is ontstaan door overmacht aan de zijde van de vervoerder. Als een rit omwille van overmacht geen doorgang kan vinden, zal Cultuur & School Utrecht zich maximaal inspannen een alternatief aan te bieden. De school hoeft dit alternatief niet te accepteren. Daarmee is de overeenkomst tussen de school en Cultuur & School Utrecht met betrekking tot de rit ontbonden en heeft de school geen betalingsverplichting. De school blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het organiseren van het vervoer (desgewenst door bemiddeling van Cultuur & School Utrecht) van en naar de door de school afgenomen culturele activiteit.

Prijswijzigingen

Prijswijzigingen kunnen door Cultuur & School Utrecht na het bevestigen van een inschrijving niet worden doorgevoerd met uitzondering van de vervoersprijzen. Deze kunnen door de vervoerder alléén in verband met btw- en/of cao-wijzigingen per kalenderjaar worden verhoogd. Cultuur & School Utrecht zal scholen tijdig op de hoogte brengen van eventuele prijswijzigingen.

Betalen

Na afloop van de activiteit stuurt Cultuur & School Utrecht een factuur naar de school voor de afgenomen culturele activiteit en – indien van toepassing – het vervoer. De school dient de factuur binnen de wettelijk afgesproken termijn van 30 dagen te betalen.

Gegevensverwerking

Inschrijven voor culturele activiteiten bij Cultuur & School Utrecht verloopt via het plansysteem op de website van Cultuur & School Utrecht. Cultuur & School Utrecht neemt inschrijfgegevens zoals de naam en emailadres van de medewerker(s) en het schooladres en –telefoonnummer op in het plansysteem. Cultuur & School Utrecht gebruikt deze gegevens alleen voor verwerking van de inschrijving en de uitvoering van de afgenomen culturele activiteit(en) en eventueel vervoer. Cultuur & School Utrecht verstrekt deze gegevens daartoe aan de betreffende culturele instelling(en) en vervoerder(s) zodat zij hun opdracht in het kader van de bemiddeling zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. Zij zullen deze gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan voor het goed laten verlopen van (het vervoer naar) de culturele activiteit.

Cultuur & School Utrecht verstrekt geen gegevens aan derden.

Cultuur & School Utrecht doet er alles aan de persoonsgegevens van medewerkers van scholen zo goed mogelijk te beschermen. Van medewerkers van de scholen wordt verwacht dat zij zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met de eigen (persoons)gegevens die zij verwerken ten behoeve van het plansysteem zoals gebruikersnaam en wachtwoord.

Lees hier onze volledige privacyverklaring.

Naast de Algemene Voorwaarden van Cultuur & School Utrecht zijn de (bezoekers)voorwaarden van de culturele instellingen en vervoerders van toepassing. Voor meer informatie hierover kan je contact op nemen met betreffende culturele instelling(en) en vervoerders.